Une chercheuse me pose la question ci dessous et je ne sais quoi lui répondre :
« Nous devons déposer la lettre opaline au dépôt légal de la BNF. En fait, c’est l’imprimeur du dernier numéro de la lettre opaline qui l’a transmise à la Bibliothèque municipale de Dijon au titre du dépôt légal imprimeur. Du coup, la BM m’a contactée pour avoir les autres numéros et m’a indiqué comment faire le dépôt légal auquel nous sommes soumis car nous diffusons cette lettre en dehors du cercle familial. Ici, nous sommes éditeurs de la newsletter ce qui est complètement différent bien sûr des travaux scientifiques qui sont publiés dans des revues qui font déjà leur dépôt légal. »
Le dépôt légal est obligatoire pour les périodiques (revues, magazines, bulletins…), quel que soit leur procédé technique de production, d’édition ou de diffusion, dès lors qu’ils sont mis à la disposition d’un public qui dépasse le cercle de famille, à titre gratuit ou onéreux.
Sont considérés comme éditeurs : tout éditeur ou toute personne physique ou morale qui en tient lieu (association, syndicat, société civile ou commerciale, auto-éditeur, administration et collectivité…).
L’imprimeur doit déposer un exemplaire du document dès l’achèvement du tirage ou de la fabrication :
– à la BnF pour les imprimeurs localisés à Paris et en Ile-de-France,
– aux bibliothèques habilitées à recevoir le dépôt légal imprimeur en région pour les imprimeurs localisés en région (d’ou le dépôt la lettre Opaline par l’imprimeur à la BM de Dijon)
- Le formulaire de déclaration de dépôt légal est disponible à l’adresse suivante https://www.formulaires.modernisation.gouv.fr/gf/cerfa_10068.do
- L’ensemble des informations concernant ce dépôt sont disponibles sur le site de la BNF à l’adresse suivante : http://www.bnf.fr/fr/professionnels/depot_legal/a.dl_periodiques_mod.html
Dans le cas du bulletin « Opaline », le directeur de la publication est le directeur de l’unité dont dépend le chercheur, la personne « déposante » de la déclaration de dépôt légal est aussi le directeur de l’unité.
Chaque éditeur de revue doit faire la démarche de la déclaration de dépôt légal pour son propre compte soit :
– Une déclaration initiale qui accompagne obligatoirement le premier numéro d’une publication (ou le premier numéro déposé) ;
– La déclaration globale annuelle qui accompagne obligatoirement le dernier numéro déposé dans l’année. Si l’ensemble des numéros parus au cours de l’année a effectivement été déposé, la déclaration globale sera validée et pourra servir de justificatif de dépôt.
