Evaluation des coûts éligibles au financement pour la gestion des données

Je suis data librarian à l’université de Strasbourg et je me permets de vous contacter car nous commençons à avoir, dans le cadre de candidatures aux WP H2020, des questions sur les coûts éligibles de la gestion des données. Comment estimer le budget dédié à la gestion des données ? Qu’est-ce qui entre ou peut entrer dans ce calcul ? Les coûts éligibles ne concernent-ils que la gestion des données pendant le projet ?

En vous remerciant par avance pour votre aide, Bien cordialement, Stéphanie Cheviron

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Les coûts éligibles au financement dans le cadre des projets H2020 sont les coûts additionnels nécessaires à l’ouverture des données (et non les coûts relatifs à leur gestion en tant que telle), et ce, pendant la durée du projet.

Vous trouverez des informations générales dans le document Guidelines on Implementation of Open Access to Scientific Publications and Research Data in projects supported by the European Research Council under Horizon 2020. Version 1.1, 21 April 2017. European Research Council (ERC), en particulier p. 6 : “No additional funding is provided for data management activities for those deciding to participate in the pilot. Costs relating to open access to research data will be eligible as part of the grant, independent from the participation in the pilot, provided the general eligibility conditions specified in the Grant Agreement are followed”.

Les coûts liés à l’ouverture des données, éligibles à remboursement dans le cadre du projet, sont précisés dans le chapitre 6 du document H2020 Programme. AGA – Annotated Model Grant Agreement. Version 4.1, 26/10/2017 :

  • p. 89 : “dissemination costs (including regarding open access to peer-reviewed scientific publications, e.g. article processing or equivalent charges, costs related to open access to research data and related costs, such as data maintenance or storage and conference fees for presenting project-related research)
  • p. 380 : “Costs related to open access — Costs for open access to publications (including monographs) and to research data are eligible if incurred during the action duration. This includes costs charged by data repositories or data centres for the storage and maintenance of the research data generated by the action. With explicit agreement by the Agency, it can also include fees levied for a membership scheme (if this is a requirement for publishing with open access or if membership is a pre-condition for significantly lower article processing charges)”.

Concernant l’évaluation des coûts, ce même document indique p.90, chap. I1.4 “There is no specific calculation method. The costs must correspond to the eligible costs actually incurred (i.e. the amount paid by the beneficiary for the supply of the goods or services)”.

Néanmoins, quelques organismes donnent des indications, comme l’UK Data Service qui a mis en place un outil d’évaluation des coûts, dans le domaine des sciences humaines et sociales, pouvant servir de point de départ. Il détaille les activités à prendre en compte tout au long du cycle de vie des données en vue de leur préservation et de leur partage, et qui peuvent engendrer des coûts de différente nature :

  • rémunération, prestation
  • outils, logiciels
  • traitement des données nécessaire au partage (par exemple anonymisation) et à leur préservation (exemple mise en forme selon un standard spécifique).

Vous pouvez également consulter la page Data Management Costs sur le site du National Coordination Point Research Data Management (NLD), qui propose un Guide Research Data Management and Costs dérivé du précédent, basé sur les six étapes du cycle de vie des données.

Le rapport OpenAire and the FAIR Data Expert Group. Report on the results of the survey about Horizon 2020 template for Data Management Plans. Jones, S., Leenarts, E., Grootveld, M., Fankhauser, E., & Hermans, E. (2018) reprend les résultats d’une enquête pilotée par OpenAire et le “FAIR Data Expert Group” qui analyse les commentaires de scientifiques ayant  rédigé ou évalué des plans de gestion créés sur le modèle actuel H2020. Cette enquête met en évidence un besoin de clarification des types de coûts éligibles et intégrables dans les demandes de financement. Les auteurs recommandent que la commission européenne fournisse des exemples et des guides sur le calcul de ces coûts. Le rapport cite explicitement le Welcome Guidance et le LCRDM cost guide.

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